Revolution in der Dokumentenverwaltung
Hallo Citizen Developer! Heute möchte ich euch den Word Online (Business) Connector vorstellen. Dieser erstaunliche Connector ermöglicht es euch, mit Word-Dateien in Dokumentbibliotheken zu arbeiten, die von Microsoft Graph unterstützt werden. Dazu gehören OneDrive for Business, SharePoint Online Sites und Office 365 Groups.
Stellt euch vor, ihr könntet eure Word-Dokumente direkt in eurer bevorzugten Cloud-Umgebung bearbeiten, ohne jemals die Plattform wechseln zu müssen. Das ist genau das, was der Word Online (Business) Connector ermöglicht. Ihr könnt Dokumente erstellen, lesen, aktualisieren und sogar teilen, alles innerhalb der gleichen Umgebung. Ihr könnt sogar komplexe Aufgaben wie das Hinzufügen von Kommentaren, das Verfolgen von Änderungen und das Überprüfen von Dokumenten durchführen.
Der Word Online (Business) Connector ist nicht nur ein leistungsstarkes Werkzeug für die Dokumentenverwaltung, sondern auch ein großartiger Weg, um die Zusammenarbeit in eurem Team zu verbessern. Mit diesem Connector könnt ihr Dokumente in Echtzeit teilen und bearbeiten, was die Kommunikation und Zusammenarbeit erheblich erleichtert. Ihr könnt sogar Benachrichtigungen einrichten, um über Änderungen an Dokumenten informiert zu werden, die für euch wichtig sind.
Actions
Convert Word Document to PDF
Ausdruck: GetFilePDF
Mit dem Action Convert Word Document to PDF kannst du ein beliebiges Word-Dokument aus OneDrive for Business, SharePoint oder einer Office 365‑Gruppe automatisiert in eine PDF-Datei umwandeln.
Die Anwendung ist denkbar unkompliziert und eine elegante Lösung, wenn du Dokumente automatisiert in ein festes, nicht bearbeitbares Format überführen willst. So eignen sich Rechnungen, Berichte oder formelle Dokumente perfekt für diesen Workflow-Schritt.
Trotzdem gelten auch hier einige Einschränkungen, die du kennen solltest:
-
Die maximale Dateigröße des Eingangs‑Word‑Dokuments liegt bei 10 MB – darüber hinaus schlägt die Aktion fehl .
-
PDF‑Conversions müssen innerhalb von zwei Minuten abgeschlossen sein; ansonsten kommt es zu einem Timeout .
-
Es werden keine speziellen Feldtypen wie „DisplayBarcode” unterstützt; solche Felder tauchen im PDF nicht korrekt auf.
-
On‑Premises‑SharePoint wird nicht unterstützt – nur Online‑Quellen wie SharePoint Online, OneDrive for Business oder Office‑365‑Gruppen.
Wenn dein Dokument diese Anforderungen erfüllt, fügt sich das Action nahtlos in deinen Flow ein und liefert dir zuverlässig eine PDF-Datei – ohne, dass du manuell in Word einsteigen musst.
GetFilePDF( !Location, //source As string - Wählen Sie einen Dokumentspeicherort aus der Dropdown-Liste aus. !Document Library, //drive As string - Wählen Sie eine Dokumentbibliothek aus der Dropdownliste aus. !File, //file As string - Wählen Sie eine Word-Datei über File Browse aus. ) = PDF-Dokument binär //Ruft eine PDF-Version der ausgewählten Datei ab.Convert Word Document to PDF
binary
'WordOnline(Business)'.GetFilePDF(
"groups/0dfdf816-43de-8965-gff9-58e87cd4555e!", // {SiteId}
"b!cxOuUHEickiC_0E0sbgHkwUjg5bwZkVBgmgfGXri5EU5bwNke0VCSai9mUdchsN9", //{DriveId}
"01K463PVES7ANSXMPV4REIPE7CXRLFIVL3" // {DriveItemId}
)Populate a Microsoft Word template
Ausdruck: CreateFileItem
Wenn du regelmäßig automatisch Berichte, Verträge oder andere standardisierte Dokumente erstellen musst, kommst du am Action „Populate a Microsoft Word template“ im Word Online (Business) Connector kaum vorbei. Dieses Action ermöglicht es dir, ein vorbereitetes Word-Dokument mit Platzhaltern zu füttern – direkt aus einem Power Automate Flow heraus. Was auf den ersten Blick wie ein kleiner Helfer wirkt, kann in vielen Szenarien eine Menge manuelle Arbeit sparen und Prozesse beschleunigen.
Aber so nützlich das Ganze auch ist, es gibt ein paar Dinge, die du unbedingt wissen solltest, bevor du dich mit diesem Feature intensiver beschäftigst. Denn der Trick steckt im Detail – genauer gesagt in der Struktur des Word-Dokuments selbst. Damit Power Automate dein Template korrekt ausfüllen kann, müssen die Platzhalter sauber als „Plain Text Content Controls“ (also einfache Text-Inhaltssteuerelemente) formatiert sein, sauber deklarierte Felder, die über das Entwickler-Tab in Word angelegt werden.
Willst du darüber hinaus wiederholende Elemente nutzen, zum Beispiel mehrere Produkte in einer Tabelle oder eine Liste von Kommentaren, brauchst du zusätzlich ein sogenanntes „Repeating Section Content Control“. Das ist ein spezielles Steuerelement, das du über den Entwickler-Tab in Word einfügst und das als Container für wiederholende Daten dient.
Innerhalb dieses Containers legst du dann die eigentlichen Text-Platzhalter an – jeder davon bekommt einen eindeutigen Namen. Diese Namen brauchst du später im Flow, um deine Daten richtig zu mappen. Besonders praktisch: Du kannst mit einem JSON-Array arbeiten und so eine Liste von Objekten an das Action übergeben – etwa für jede Tabellenzeile ein Objekt mit den passenden Werten. Power Automate erkennt das und füllt die Vorlage automatisch entsprechend aus. Wenn du einmal ein sauberes Template gebaut hast, sparst du dir mit diesem Action eine Menge manueller Arbeit. Egal ob Verträge, Protokolle oder Serienbriefe – mit den richtigen Datenquellen im Hintergrund wird dein Flow zum Dokumenten-Fließband.
CreateFileItem( !Location, //source As string - Wählen Sie einen Dokumentspeicherort aus der Dropdown-Liste aus. !Document Library, //drive As string - Wählen Sie eine Dokumentbibliothek aus der Dropdownliste aus. !File, //file As string - Wählen Sie eine Word-Datei über File Browse aus. dynamicFileSchema, //dynamicFileSchema As dynamic - Dynamisches Schema der Elemente in der ausgewählten Datei ) = Binärdatei des Microsoft Word-Dokuments //Liest eine Microsoft Word-Vorlage, um dann die Vorlagenfelder mit ausgewählten dynamische Werte, um ein Word-Dokument zu generieren.Populate a Microsoft Word template
binary
'WordOnline(Business)'.CreateFileItem(
Location,
DocLib,
templatePath,
{
dynamicFileSchema: ParseJSON(
JSON(
With(
{
orderHeader: LookUp(
DeineTabelle,
Name = "Name"
)
},
{
'73020536': voucherNumber,
'1674997573': ForAll(
CustomGallerySample As _item,
{
lineItemPosition: Text(_item.SampleHeading),
lineItemDescription: Text(_item.SampleImage),
lineItemAmount: Text(_item.SampleText)
}
)
}
)
)
)
}
)Wie ermittle ich die Werte für die Vorlage?
Um das richtige JSON für dein Word File zu erstellen musst du entweder deine Worddatei umwandeln und die Werte von Hand auslesen oder du verwendest das Action einmalig in Power Automate, dann erhältst du deine Werte schön aufgelistet und kannst es einfach heraus kopieren, das ist natürlich am einfachsten. Zu guter Letzt zeige ich dir noch eine Variante wie du es dir etwas einfacher machen kannst.
JSON mit Hilfe einer .docx ermitteln
Wenn du den Inhalt einer .docx-Datei genauer unter die Lupe nehmen willst, kannst du sie ganz einfach in eine .zip umbenennen. Eine .docx ist nämlich nichts anderes als ein gezipptes Archiv mit verschiedenen XML-Dateien. Du benennst also z. B. DeinDokument.docx um in DeinDokument.zip – das kannst du direkt im Dateiexplorer machen. Danach entpackst du die ZIP-Datei und navigierst in den Ordner word. Dort findest du die Datei document.xml, die den eigentlichen Textinhalt enthält. Diese XML-Datei kannst du dann mit einem Editor wie Visual Studio Code oder Notepad++ öffnen und analysieren um seine deine Werte zu finden. In meinem Fall befindet sich in meinem Word Document ein Plain Text Control mit dem Namen „ShippingNumber“, welchen den Wert in document.xml von „73020536“ hat. Mit diesem Wert arbeiten wir dann in unserem JSON.
XML zu JSON – weil es einfach einfacher ist 🙂
Im Prinzip gehst noch einen Schritt weiter, um dir die Arbeit etwas zu erleichtern. Eine rohe XML-Datei zu lesen, ist oft wenig komfortabel – deshalb kannst du die document.xml auch in ein JSON umwandeln. Das macht die Struktur deutlich übersichtlicher. Klar, die relevanten Inhalte musst du trotzdem noch heraussuchen, aber fürs Verständnis und die Navigation durch die Daten kann das ein echter Vorteil sein. Eine durchaus erwähnenswerte Alternative, wie ich finde.
Nutze das Action in Power Automate
